Theo dõi thời gian là cực kỳ quan trọng đối với năng suất, nhưng không có phương pháp theo dõi thời gian duy nhất nào hoạt động hoàn hảo cho tất cả mọi người. Một số thích tự động theo dõi thời gian, những người khác muốn ghi lại các mục thời gian theo cách thủ công và thậm chí có những người cần tạo báo cáo từ dữ liệu theo dõi thời gian và phân tích chúng. YouTrack có thể giúp bạn duy trì những ghi nhận về thời gian chính xác cho dù bạn và nhóm của bạn thích cách tiếp cận nào hơn. Cùng khám phá phần mềm YouTrack về tính năng Time Tracking.
Xin lưu ý, bản cập nhật lớn tiếp theo của YouTrack 2021.3, sẽ mở rộng hơn nữa chức năng theo dõi thời gian. Tính năng Timesheet mới sẽ cung cấp cho bạn nhiều cơ hội để xem và cập nhật các hạng mục công việc cho chính bạn và những người dùng khác trên chế độ xem lịch và sử dụng bộ sưu tập các bảng chấm công tương tác cho các dự án cụ thể.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về các yếu tố cần thiết của việc theo dõi và báo cáo thời gian với YouTrack, đồng thời tìm hiểu về một số tích hợp hoàn toàn mới bổ sung thêm nhiều tùy chọn theo dõi thời gian.
Các yếu tố cần thiết Time Tracking
Phương pháp theo dõi thời gian của YouTrack được sắp xếp theo ba danh mục chính: Estimate, Spent Time và Work items (các hạng mục công việc).
- Trường Estimate là trường đơn giản nhất, vì bạn chỉ cần nhập thời gian bạn mong đợi để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Work items là một mục xác định một phần công việc được thực hiện trên một nhiệm vụ. Nó có tác giả, ngày tháng, thời lượng, loại tác phẩm và một bình luận tùy chọn. Ví dụ, một hạng mục công việc có thể mô tả 4 giờ phát triển mà bạn đã làm hôm nay. Các mục công việc được thêm vào các vấn đề và một vấn đề có thể có nhiều mục công việc với các tác giả, loại và thời lượng khác nhau.
- Trường Spent time của một vấn đề chứa tổng thời lượng của tất cả các hạng mục công việc được ghi lại cho vấn đề đó.
Estimate và Spent time dành cho các task phụ được tổng hợp trong các nhiệm vụ chính của chúng để thuận tiện cho bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình trên các story và epic của người dùng Time Tracking.
Hướng dẫn các bước thực hiện với tính năng Time Tracking trong phần mềm YouTrack
Bước đầu tiên bạn cần thực hiện là cấu hình Time Tracking trên trang cài đặt dự án của mình. Bạn nên bật theo dõi thời gian và xác nhận các trường bạn sẽ sử dụng để lưu trữ các giá trị ước tính và thời gian đã sử dụng.
Sau khi hoàn thành việc đó, bạn có thể sử dụng các lệnh YouTrack hoặc nút Thêm thời gian đã dành để thêm các mục công việc có thời lượng cho các vấn đề trong dự án của bạn.
Built-in automatic timers
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn nhấp vào một nút mỗi khi bạn cần ghi lại thời gian đã sử dụng? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quên ghi lại thời gian bạn đã dành để thực hiện một nhiệm vụ? Câu trả lời là tự động hóa. Phần mềm YouTrack JetBrains cung cấp cho bạn hai quy trình công việc để bạn tự động theo dõi thời gian của mình – một quy trình bắt đầu hẹn giờ khi bạn chuyển vấn đề của mình sang trạng thái Progress (đang xử lý) và quy trình khác bắt đầu hẹn giờ khi bạn đặt rõ ràng trường Timer thành Start.
Khi bạn chuyển vấn đề của mình sang trạng thái Fixed (đã khắc phục) hoặc khi bạn dừng bộ hẹn giờ theo cách thủ công, một mục công việc (work item) sẽ tự động được thêm vào vấn đề tương ứng.
Để kích hoạt một workflow, bạn nên đính kèm nó vào một dự án.
Pomodoro timers
Với phương pháp Pomodoro, bạn làm việc trong những khoảng thời gian nhỏ (thường là khoảng 25 phút), hoàn toàn tham gia vào các nhiệm vụ của mình trong những khoảng thời gian này mà không bị sao nhãng.
Ứng dụng PomoDone được phát triển bởi PomoDoneApp cung cấp cho bạn một bộ đếm thời gian Pomodoro có thể cấu hình để theo dõi các khoảng thời gian này một cách tự động với sự can thiệp thủ công tối thiểu. Bạn chỉ cần đặt khoảng thời gian của mình, xuất các vấn đề trên YouTrack sang PomoDone và bắt đầu thực hiện các công việc của mình.
PomoDone sẽ tự động tạo các mục công việc trong các vấn đề trên YouTrack của bạn theo các khoảng thời gian được theo dõi và nhắc nhở bạn về các khoảng nghỉ và khoảng thời gian sắp tới – tất cả những gì bạn phải làm là hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Chỉ cần đính kèm quy trình làm việc vào các dự án của bạn và áp dụng các thay đổi được đề xuất – YouTrack sẽ tự động thêm các trường bắt buộc vào dự án của bạn.
Track tất cả
Nếu bạn là người thích ghi lại mọi hoạt động của mình trong suốt cả ngày, hãy xem ứng dụng timeBro trên máy tính để bàn. timeBro sẽ ghi lại tất cả các hoạt động trên máy tính của bạn và ghi lại thời gian của bạn trong các trình nhắn tin, trình duyệt, thời gian ngoại tuyến và tất nhiên là YouTrack. Sau đó, các phiên được tính thời gian này được hiển thị trong một dòng thời gian mà bạn có thể phân bổ chúng cho các nhiệm vụ khác nhau, vì vậy bạn có thể chắc chắn rằng thời gian có thể lập hóa đơn của mình luôn được tính đến. Đồng thời, tất cả thời gian liên quan đến YouTrack sẽ được ghi lại trong các số báo tương ứng, vì vậy bạn sẽ có thể tạo báo cáo thời gian chính xác sau đó.
Báo cáo theo dõi thời gian
Báo cáo thời gian cho phép bạn kết hợp tất cả các mục thời gian đã ghi trên một trang, lọc chúng khi bạn cần và có được cái nhìn toàn cảnh về cách dành thời gian cho các nhiệm vụ trong dự án. Bạn có thể sử dụng các chế độ xem dữ liệu khác nhau – mỗi vấn đề, mỗi dự án, mỗi người dùng hoặc mỗi hạng mục công việc – cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như để kiểm tra xem có ai trong nhóm của bạn bị quá tải trong bản phát hành mới nhất hay không hoặc liệu một câu chuyện của người dùng mất nhiều thời gian hơn hơn bạn đã lên kế hoạch.
Báo cáo thời gian có thể được xuất sang CSV hoặc Excel để phân tích và tính toán thêm và chúng có thể được thêm vào trang tổng quan YouTrack để giữ cho thống kê thời gian của bạn luôn gần gũi.
Không cần rời khỏi code của bạn: gắn plugin YouTrack vào ntelliJ của bạn dựa trên IDE
Đừng mất thời gian và tập trung chuyển đổi giữa YouTrack và IDE JetBrains của bạn. Plugin YouTrack cho IDE dựa trên IntelliJ rất dễ thiết lập và hiển thị danh sách các nhiệm vụ của bạn ngay bên trong IDE của bạn.
Plugin có thể hiển thị danh sách các vấn đề, chẳng hạn như tồn đọng cá nhân của bạn, danh sách các nhiệm vụ cho bản phát hành sắp tới hoặc nợ kỹ thuật của bạn – bất cứ điều gì bạn cần theo dõi. Bạn có thể tùy chỉnh danh sách này bất kỳ lúc nào để có sẵn các vấn đề liên quan nhất và cập nhật chúng từ IDE, thêm nhận xét, áp dụng lệnh hoặc thay đổi trạng thái để cho đồng đội biết về tiến trình của bạn. Plugin cũng sẽ gửi thông báo về các cập nhật trong các vấn đề của bạn tới IDE của bạn, vì vậy bạn có thể theo dõi những phát triển mới nhất.
Bạn cũng có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo báo cáo lỗi trong YouTrack chỉ với một vài cú nhấp chuột trong IDE của mình.
Plugin hỗ trợ một số chế độ Time Tracking. Có tính năng theo dõi tự động, nơi plugin theo dõi hoạt động IDE của bạn và tải lên nhật ký thời gian ở các khoảng thời gian định sẵn, sau khi bạn thực hiện các thay đổi của mình hoặc khi bạn đóng dự án IDE. Ngoài ra còn có theo dõi thủ công, nơi bạn bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian theo cách thủ công, đồng thời đăng dữ liệu theo dõi thời gian của bạn lên YouTrack.
Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn với phần bình luận bên dưới bài viết.
Nhóm YouTrack, JetBrains.
